Novosti, ki jih prinaša novela Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti

Avtorica: Maruša Juhant

Državni zbor je na seji dne 21. 4. 2023 sprejel Zakon o spremembah in dopolnitvah zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (v nadaljevanju: »ZEPDSV-A« oziroma »novela«). Novela začne veljati dne 20. 5. 2023, uporabljati pa se začne 6 mesecev po uveljavitvi (torej 20. 11. 2023). Zavezanci imajo tako do novembra čas za uskladitev obstoječih evidenc o izrabi delovnega časa.

Novela zakona naslavlja probleme, ki so bili zaznani pri izvajanju Zakona o evidencah na področju dela in socialne varnosti (v nadaljevanju: »ZEPDSV«) iz leta 2006. ZEPDSV-A uvaja predvsem spremembe, ki jih je z namenom učinkovitejšega nadzora nad določbami, ki urejajo delovni čas, odmore in počitke, predlagal Inšpektorat Republike Slovenije za delo (v nadaljevanju: »Inšpektorat«).

Novela med drugim bolj natančno določa položaje, za katere je potrebno voditi evidenco o izrabi delovnega časa, določa dodatni nabor podatkov, ki se vodi v evidenci, in predvideva dodatne ukrepe za bolj dosleden nadzor nad izvajanjem zakonskih obveznosti. Spremembe, ki jih prinaša ZEPDSV-A, so na kratko predstavljene v nadaljevanju:

Jasnejša definicija delavca in delodajalca

Novela z novo definicijo pojma »delavec« odgovarja na dilemo prakse o tem, ali je evidenco o delovnem času treba voditi le za delavce, ki delajo na podlagi pogodbe o zaposlitvi, ali tudi za osebe, ki opravljajo delo na drugih pravnih podlagah (npr. študentsko delo, delo na podlagi avtorske in podjemne pogodbe, delo poslovodne osebe, ki ni v delovnem razmerju ipd.). Novela sedaj jasno določa, da je evidenco o delovnem času treba voditi za osebe, ki pri delodajalcu opravljajo delo na kakršnikoli drugi pravni podlagi, pod pogojem, da ga opravljajo osebno in so vključeni v delovni proces delodajalca ali pretežno uporabljajo sredstva za opravljanje dela, ki so del delovnega procesa delodajalca.

Z namenom povečanja transparentnosti je v noveli dopolnjena tudi definicija pojma »delodajalec«. Kot delodajalec se v smislu ZEPDSV-A šteje oseba, ki zaposluje delavca na podlagi pogodbe o zaposlitvi, kot tudi oseba, ki zaposluje delavca oziroma osebo, ki opravlja delo na katerikoli drugi podlagi.

Črtan rok za posredovanje podatkov Zavodu za zdravstveno zavarovanje Slovenije

Skladno z novelo mora delodajalec podatke iz evidence o zaposlenih posredovati Zavodu za zdravstveno zavarovanje Slovenije (v nadaljevanju: »ZZZS«) z dnem nastopa dela po pogodbi o zaposlitvi, vendar najpozneje pred začetkom opravljanja dela. Če delavec tega dne iz opravičljivih razlogov ne začne z delom, je delodajalec dolžan podatke posredovati najpozneje tistega dne, ki je dogovorjen kot dan nastopa dela v pogodbi o zaposlitvi.

S to spremembo je bila razrešena dilema, ali za prijavo delavca v socialno zavarovanje velja 8-dnevni rok, ki je predpisan v ZEPDSV, ali 15-dnevni rok, ki je predpisan v Zakonu o matični evidenci zavarovancev in uživalcev pravic iz obveznega pokojninskega in invalidskega zavarovanja.

Dodatni nabor podatkov, ki se upravlja v evidencah o izrabi delovnega časa

Do sedaj veljavna ureditev je zahtevala, da se znotraj evidence o izrabi delovnega časa vodi zgolj podatke o številu opravljenih ur, opravljenih ur v času nadurnega dela, neopravljenih ur itd., ne pa tudi podatek o začetku in zaključku dnevnega delovnega časa. Slednje je v praksi onemogočalo nadzor nad razporeditvijo delovnega časa, izrabo odmora in počitkov med delovnim časom in je pogosto onemogočalo dosledno izvajanje inšpekcijskega nadzora.

Skladno z novelo mora delodajalec v evidenco o izrabi delovnega časa tako vključiti še naslednje podatke:

• čas prihoda delavca na delo in odhoda delavca z dela,
• izrabo in obseg izrabe odmora med delovnim časom,
• opravljene ure v posebnih pogojih dela, ki izhajajo iz razporeditve delovnega časa (zlasti opravljene ure nočnega, nedeljskega, izmenskega, prazničnega dela, dela v deljenem delovnem času in druge oblike razporeditve delovnega časa, določene z zakonom ali kolektivno pogodbo),
• opravljene ure v neenakomerno razporejenem delovnem času in začasno prerazporejenem delovnem času in
• seštevek ur za daljše obdobje (teden, mesec, leto oz. posamezno referenčno obdobje, ki se upošteva za neenakomerno razporeditev in začasno prerazporeditev polnega delovnega časa).

Obveščanje delavca o podatkih iz evidenc

ZEPDSV-A delodajalcu nalaga obveznost zagotavljati delavcu vpogled v podatke iz evidence o izrabi njegovega delovnega časa. Delodajalec mora delavca o podatkih o izrabi delovnega časa v prejšnjem mesecu obvestiti pisno oz. elektronsko. Dodatno pa novela delavcem omogoča še, da od delodajalca zahtevajo seznanitev s podatki o izrabi delovnega časa tudi enkrat tedensko. Delodajalec lahko to obveznost izpolni na način, da delavcu omogoči neposreden elektronski dostop do evidence brez njegove navzočnosti.

Novost predstavlja tudi določba, ki delodajalca zavezuje, da evidenco o izrabi delovnega časa in dokumentacijo, na podlagi katere se v evidenco vpisujejo podatki, hrani na sedežu oziroma na kraju opravljanja dela.

Omenjene določbe omogočajo delavcem nadzor nad načinom vodenja evidenc o izrabi delovnega časa ter uveljavljanje delovnopravnih pravic s področja delovnega časa, odmorov in počitkov in pripomorejo k sodelovanju delavca in delodajalca pri oblikovanju evidenc, kar posledično vodi do njihove večje verodostojnost.

Nove zahteve glede načina vodenja evidenc

ZPDSV še vedno ohranja možnost, da delodajalci vodijo evidenco o izrabi delovnega časa bodisi v ročni bodisi v elektronski obliki.

Pomembno pa je opozoriti, da ZPDSV po novem določa dve situaciji, v katerih je delodajalec zavezan voditi evidence v elektronski obliki. Elektronsko vodenje evidence je obvezno, če je delodajalcu bila pravnomočno izrečena globa na podlagi 217.a člena Zakona o delovnih razmerjih (ZDR-1) ali na podlagi kršitev, ki so opredeljene znotraj ZPDSV.

Dodatno ZPDSV-A uvaja možnost, da sindikat, svet delavcev oziroma delavski zaupnik delodajalcu predlaga uvedbo elektronskega načina vodenja evidenc o izrabi delovnega časa, in predvideva postopek obravnave predloga s strani delodajalca.

Prekrškovne določbe

S spremembo prekrškovnih določb bodo globe za prekrške določene v razponu, pri čemer bo za prekrške sedaj sankcionirana tudi odgovorna oseba delodajalca. Za prekrške se bo lahko po hitrem postopku izrekla globa tudi v znesku, ki je višji od najnižje globe.